Pourquoi le magazine institutionnel demeure-t-il un levier de proximité avec les administrés ?
Depuis plus de 10 ans, Ogham accompagne la Mairie de Ramonville dans la création de son magazine. Au fil du temps, une relation privilégiée s’est nouée et nous sommes heureux aujourd’hui de mettre à l’honneur Caroline Van Tran, directrice de communication en charge du magazine de la Mairie de Ramonville.
Pouvez-vous vous présenter et présenter le lien que vous entretenez avec le Studio Ogham ?
Je suis Caroline Van Tran, directrice de communication de la Mairie de Ramonville. Je travaille à la Mairie depuis 2009. Précédemment, j’ai fait tout mon parcours professionnel dans la communication, d’abord en agence puis chez des acteurs privés et quand je suis arrivée dans la région toulousaine, j’ai commencé à travailler dans le secteur public, d’abord chez Tisséo et ensuite pour la Mairie de Ramonville.
Ça fait un certain temps que je travaille avec Ogham, le premier marché date de 2010 sur le magazine donc nous avons une relation de longue durée et de travail collaboratif depuis plus de 12 ans. Nous savons que nous pouvons compter sur Ogham sur des demandes plus ponctuelles également. Nous avons une relation de confiance bien établie.
Pouvez-vous revenir sur la genèse de votre magazine, comment est-il né ?
Le magazine ? J’étais à peine née quand il a commencé ! On a retrouvé dans nos archives les premières feuilles de chou datant de 1978. Il était déjà bien fait à l’époque, le maire était plutôt avant-gardiste ! Avant les années 1980, il existait très peu de journaux de ce type et déjà, il y avait une volonté de proximité avec les administrés et leurs objectifs d’information des habitants étaient sensiblement les mêmes que les nôtres.
Quand je suis arrivée en 2009, il avait peu évolué. Il n’y avait qu’une personne au service de communication de la Mairie, c’était encore un peu archaïque mais l’objectif de rendre compte des activités, des actions et du fonctionnement de la Mairie étaient déjà bien présent. Le Maire actuel a structuré un service de communication afin d’améliorer l’accès de ses administrés à l’information. C’est pour ça que j’ai été embauchée !
Depuis une dizaine d’années, Ogham met en page votre magazine institutionnel, pouvez-vous, nous expliquer dans quelle mesure cet accompagnement vous satisfait ? Quelle est votre périodicité ?
Effectivement, c’est le quatrième marché qui est attribué à Ogham. La première fois que nous les avons sélectionnés, c’était sur la base de leur dossier qui était bien ficelé avec une créa qui était réussie et qui correspondait à nos attentes et depuis ça fonctionne très bien ! On sait que les choses vont être mises en place du côté d’Ogham pour respecter nos délais et nos contraintes. La question des délais est essentielle pour nous, car nous sortons ce magazine très régulièrement. Nous étions jusqu’en 2020 sur une périodicité de mensuel avec dix numéros par an, on stoppait la publication en été. Depuis 2020, nous sommes sur une logique de 6 numéros par an de 24 ou 28 pages. C’est très régulier, dès qu’on finit un numéro, on doit déjà réfléchir au suivant ! On a toute confiance en Ogham qui n’a jamais retardé la sortie d’un numéro.
Une relation de longue durée et de travail collaboratif avec Ogham depuis plus de 12 ans.
Quelles sont les valeurs défendues par votre magazine ?
Les valeurs chères au magazine, c’est avant tout de rester un support de proximité. On souhaite être en capacité de donner des nouvelles de la ville et de l’action de la Mairie pour le bien de la commune. On rend compte, mais on fait également de la pédagogie, car je me suis rendu compte qu’il y a beaucoup d’administrés qui ne savent pas trop ce que font les mairies, comment elles travaillent, les contraintes. On explique donc les projets et pourquoi certains d’entre eux prennent du temps.
Le magazine, format papier, est aujourd’hui souvent remplacé par des newsletters ou des formats digitaux, pourquoi ce format imprimé est-il important pour vous ?
Je l’ai toujours défendu, car je pense que tout le monde n’est pas prêt à passer aux formats numériques et au-delà de ça, le magazine arrive dans les boîtes aux lettres de tous nos administrés, cela contribue à créer de la proximité, à rentrer dans chaque foyer. Le papier reste pendant quelques semaines, parfois quelques mois. C’est un support qu’on peut feuilleter, on peut y revenir… Donc, je pense que c’est important, car tout le monde n’a pas fait la bascule dans le numérique et en plus ce format contribue réellement à notre objectif de proximité.
Le magazine papier, en rentrant dans chaque foyer, contribue à créer de la proximité
Vous êtes aujourd’hui à la 3e maquette du magazine, comment et pourquoi a-t-il évolué ?
Le design des supports vieillit assez rapidement, il faut donc le faire évoluer pour coller aux tendances et rester actuel et attrayant pour les lecteurs. Ogham a d’ailleurs beaucoup contribué à cette évolution en proposant toujours des maquettes dans l’air du temps. La forme a évolué mais on a fait également évoluer le fonds. On s’aperçoit que les gens lisent de moins en moins, du coup, il fallait trouver des formats courts avec des zooms, des encadrés, des chiffres clefs… Aujourd’hui donc, on privilégie les formats de texte court, on laisse plus de place à l’image, on propose plusieurs niveaux de lecture avec aussi plusieurs styles journalistiques afin de séduire de nouveaux lecteurs. On essaye aussi de réaliser des reportages, de proposer des interviews…
À quelles cibles ce format vous permet-il de vous adresser en priorité ?
On s’adresse à tous les Ramonvillois avec la difficulté de séduire les jeunes qui sont peu enclins à lire des supports papier. On a bien sûr aussi développé des outils numériques pour eux. Cependant, on essaie de faire des articles dans le magazine qui mettent en valeur le Conseil des Jeunes par exemple et de rendre compte des actions initiées afin de les emmener à prendre en main ce magazine. Sinon, nous nous adressons vraiment à toutes les cibles puisque tous les administrés reçoivent le magazine dans leur boîte aux lettres et ont vocation à découvrir ce qui se passe dans leur commune.
Selon vous, quelles sont les principales difficultés auxquelles un rédacteur en chef se confronte lors de la création d’un magazine ?
La première difficulté est de trouver des sujets et des façons de les traiter qui varient d’un numéro à l’autre pour éviter de se répéter dans le temps. On a des marronniers, mais il faut parvenir à trouver des angles différents. À chaque numéro, ma question principale, c’est : quel type d’information peut intéresser quelqu’un qui habite à Ramonville dans tous les domaines que couvrent les compétences de la mairie (jeunesse, éducation, social, restauration scolaire, travaux…).
L’autre difficulté est de trouver l’information et la vérifier. On a une vraie responsabilité en tant qu’éditeur de contenu et il faut faire attention aux infos contradictoires, car les répercussions peuvent être importantes.
Et bien sûr, les délais ! On a peu de temps pour tout préparer et ça n’est pas toujours évident de coller à l’actualité. Parfois, on est obligé de jongler assez rapidement, de changer de sujet parce qu’une réunion qui était prévue a été décalée par exemple. Bref, on se doit d’être réactifs et vigilants sur l’exactitude des informations diffusées.
Quelles sont les principales étapes chez vous ? Et chez Ogham ?
De notre côté, nous avons créé un comité de rédaction. Les membres de ce comité décident des sujets de manière collective. Ensuite, on va chercher l’information, on la rédige. On a un planning avec nos prestataires tant pour le graphisme, l’impression que pour la distribution. La phase de rédaction est suivie par une phase de relecture et de correction. Une fois que ce contenu est prêt, on doit le faire valider par les différents services de la mairie concernés et les élus. C’est ensuite seulement qu’on envoie tout cela à Ogham pour le montage de la maquette.
On se doit d’être réactifs et vigilants sur l’exactitude des informations diffusées.
Pouvez-vous nous dire de quel article vous êtes le plus fière dans les derniers numéros ?
Plus qu’un article, il s’agit d’une rubrique. On a créé une rubrique intitulée “Zoom métier”. Elle permet de mettre en valeur un métier au sein de la Mairie et de l’expliquer aux lecteurs. Ça, j’aime bien, parce que les agents sont très réceptifs au fait de parler de leur métier. On voit qu’ils ont envie de bien faire, de satisfaire l’usager. On a pu par exemple interroger un référent légumes à la cantine scolaire, les bibliothécaires de la médiathèque, des coordinateurs à l’ALAÉ (temps périscolaire), des référents piscines… On a beaucoup de fonctions au sein de la Mairie et parvenir à les mettre en lumière, c’est à la fois une manière de valoriser leur métier et d’informer les administrés sur le champ d’intervention de la mairie. C’est valorisant, on a de bons retours et cela contribue à notre volonté de rester au plus proche de nos administrés.
